[Coffee Hour] Strategi Mendapatkan Karyawan Terbaik dengan Bujet Terbatas

Dari mulai startup sampai korporasi, pasti pernah mengalami masalah perekrutan. Karenanya layanan yang memudahkan proses perekrutan seperti GeekHunter, Rekruta, dan Urbanhire rasanya masih menyimpan banyak potensi untuk berkembang lebih jauh.

Dalam sesi Coffee Hour kali ini, Tech in Asia Indonesia berbincang dengan Fitri Naviati, People and Acquisition dari salah satu marketplace terbesar di Indonesia, Tokopedia. Tanpa berlama-lama lagi, langsung saja simak wawancaranya.

Boleh perkenalan diri dulu sekaligus menceritakan sedikit latar belakang kamu?

Baik, saya Fitri Naviati, biasa dipanggil Fivi. Latar belakang saya berkarier di bidang human resource adalah tiga tahun.

Apa pengalaman paling menarik bagi kamu saat bekerja di bidang human resource?

Sebelum saya bergabung di Tokopedia, sempat bekerja di headhunter dan sering mendapat permintaan dari klien. Dalam jangka waktu singkat harus mencari orang untuk posisi yang tidak umum. Contohnya manajer SPBU, dan posisi SPBUnya juga di daerah yang cukup jauh dari kawasan perkotaan. Jadi lebih ke pekerjaan yang sumber daya manusianya sedikit, tapi tingkat urgensinya tinggi.

Bagaimana cara terbaik untuk menyiasati hal itu?

Kuncinya adalah dengan networking yang baik, karena itu merupakan salah satu kemampuan dasar yang harus dimiliki untuk menjadi seorang HR yang baik. Selain itu banyak-banyak bergabung dengan grup di media sosial profesional seperti LinkedIn sampai Facebook juga cukup membantu.

Pada saat melakukan perekrutan karyawan, seberapa penting penilaian terhadap kemampuan versus gaji yang diharapkan?

Kemampuan tempatkan di hal yang utama. Sementara gaji itu posisikan di tempat terakhir dalam penilaian. Nah bagaimana jika ada pegawai yang kemampuannya masih standar tapi gaji yang diharapkan terlalu tinggi misalnya, langsung jelaskan standar perusahaan. Dengan kemampuan seperti ini, perusahaan bisa membayar kamu di angka X misalnya.

Di beberapa kasus, lama bekerja menjadi salah satu cara untuk mengukur kualitas seseorang. Bagaimana menyiasati agar bisa menjadikan hal itu sebagai parameter yang valid?

Sebenarnya lama bekerja bukan patokan yang mutlak sih. Karena bisa saja dia hanya lama bekerja di suatu tempat, tapi tidak banyak yang berhasil dia capai. Di Tokopedia sendiri dengan karyawan yang umumnya relatif muda bahkan untuk level manajer pun pengalaman singkat tidak menjadi masalah.

Sumber gambar: Fossa

Strateginya adalah dengan memanfaatkan fase probation semaksimal mungkin. Tentukan juga standar penilaian yang jelas dari awal. Karena di periode ini seharusnya karyawan mengeluarkan kemampuan terbaiknya. Sejauh ini sih menjadi cara validasi yang efektif setelah seleksi berdasarkan CV dan wawancara.

Untuk di Tokopedia sendiri seberapa “berat” fase probation itu dan apa saja metrik penilaiannya?

Bisa dibilang cukup berat, dan metrik penilaiannya sendiri berbeda tergantung user masing-masing. Namun dari sekian banyak divisi, salah satu yang terberat adalah customer service. Karena mereka adalah muka pertama saat konsumen mengalami masalah saat menggunakan produk kita.

Dengan jumlah karyawan yang sudah hampir seribuan, bagaimana strategi HR untuk mengatur orang sebanyak ini?

Untuk divisi HR kita bagi-bagi ada Organization Development (termasuk di dalamnya People Development), Information System, dan Recruitment and Branding. Nah untuk managing people, Organization Development adalah divisi yang paling penting di sini. Merekalah yang menjaga setiap karyawan bisa betah dan memiliki value bekerja di Tokopedia.

Metrik keberhasilan dari pengaturan orang sendiri bisa terlihat dari tingkat turn over pada sebuah perusahaan. Kalau di Tokopedia sendiri bisa dibilang angkanya relatif kecil. Artinya cukup oke sejauh ini.

Strategi apa yang diterapkan di tengah tren “bajak membajak” karyawan agar karyawan tetap setia dengan tempat bekerjanya sekarang?

Yang selalu kita tekankan adalah menempatkan karyawan sebagai keluarga. Kita juga memberikan banyak training dari coding sampai musik. Pemberian kelas-kelas itu tergantung pada hasil survei yang kita sebar secara berkala. Sejauh ini yang paling tinggi peminatnya sih Coding Class, soalnya sampai OB juga berminat. Untuk pemberi materinya sendiri juga diambil dari internal, selain lebih memudahkan komunikasinya juga sebagai bentuk apresiasi dari skill seseorang dengan membagikannya pada orang-orang lain.

Apakah sempat menemui kasus karyawan dibajak, dan bagaimana menyikapinya?

Mungkin ada sih, satu dua kasus. Tapi ketika karyawan mengajukan pengunduran diri, maka kita memberikan hak sepenuhnya bagi karyawan tersebut. Dari perusahaan juga no hard feeling, karena percaya setiap pilihan adalah yang hak masing-masing orang.

Dengan rata-rata karyawan yang masih muda (millennial) adakah cara untuk menghindari “kutu loncat”?

Selain menempatkan karyawan selayaknya keluarga, kita juga memberikan apresiasi pada mereka yang telah bekerja selama lima tahun. Misalnya dengan memberikan cap telapak tangan, dan beberapa bentuk lainnya sih.

Sebagai perusahaan yang memberlakukan massive hiring bagaimana strategi untuk bisa membagi skala prioritas permintaan pegawai dan pemenuhan kuota karyawan?

Kita membagi tiap-tiap divisi ke tim HR. Jadi mereka sudah punya priority list masing-masing. Ini penting karena hiring sendiri berlangsung setiap hari.

Untuk strategi sourcing kandidat kita menggunakan external reference seperti Stack Overflow, GitHub, LinkedIn, dan banyak lagi lainnya. Lalu internal reference, nah di Tokopedia sendiri untuk karyawan yang mereferensikan orang dan terbukti berhasil kita juga memberikan apresiasi sehingga mereka makin termotivasi.

Mana yang lebih efektif saat melakukan perekrutan, external sourcing atau internal sourcing (dengan pemberian referensi)?

Kalau ini kembali pada kebutuhannya sih. Untuk posisi senior biasanya referensi dari dalam ini jauh lebih efektif. Karena biasanya yang mereferensikan senior, sudah tahu apa yang harus dikerjakan dan spesialisasinya seperti apa. Lain halnya dengan posisi staf misalnya, maka kita akan menggunakan external sourcing karena makin banyak opsi yang bisa dipilih.

Apakah mungkin seseorang dengan latar belakang pendidikan dan pengalaman yang tidak berhubungan menempati posisi tertentu?

Kalau di Tokopedia sendiri mungkin dan sangat sering terjadi. Semisal ada kandidat yang tadinya melamar posisi CS lalu pada akhirnya masuk di divisi QA atau pernah juga awalnya CS lalu menjadi PR.

Sumber gambar: Gawker Media

Biasanya untuk kandidat seperti ini kita akan menilik pada CV, pengalaman kandidat (organisasi, atau lainnya). Jangan karena background berbeda lalu langsung dibuang. Justru kita sering menemukan hidden talents pada saat seleksi berkas.

Nah, strategi saat seleksi berkas sendiri bagaimana? Apalagi dari begitu banyaknya CV yang masuk.

Setiap bulan Tokopedia menerima sekitar tujuh belas ribu CV, lalu dibagi ke tujuh orang recruiter. Itu artinya setiap bulan rata-rata ada 2.500 kandidat yang harus diseleksi. Di sini peran HR sangat besar. Mereka harus benar-benar sabar dan tetap fokus. Bahkan tujuh belas ribu saja masih sedikit. Kita pernah sampai dalam sebulan ada tiga puluh sampai empat puluh ribu CV.

Sistem penyaringan juga dibuat berlapis. Saringan pertama adalah pencarian kandidat yang benar-benar ideal sesuai apa yang kita ingin cari. Bila tidak berhasil, maka kita akan cari lagi dari kandidat yang tidak lolos filter pertama tersebut. Di sini kita harus lebih teliti lagi dan untuk proses ini jujur kita masih manual sekali. Biasanya sih selalu ada yang akhirnya berlanjut ke proses interview.

Adakah strategi khusus agar proses interview kandidat berjalan efektif?

Dari tujuh belas ribu kandidat tersebut, biasanya kita undang lima ratus orang. Jumlah ini kan masih banyak, karenanya kita bagi menjadi tech dan non-tech. Slot interview diatur setiap harinya untuk staf dari pukul 09.00 – 12.00 dan untuk level senior atau manajer kita buka sepanjang hari.

Khusus untuk tech, kita menggunakan interview agent yang dibagi berdasarkan core business. Nantinya interview agent ini akan membantu menentukan ke mana dia cocok. Misalnya payment, maka dia akan ditawarkan pada user di divisi payment. Itu semua dilakukan secara simultan.

Peran interview agent sendiri juga membantu user agar tidak terlalu sering interview sehingga tidak mengganggu pekerjaannya. Mungkin dalam seminggu seorang user hanya perlu mengalokasikan sehari saja untuk interview.

Apakah proses pencarian kandidat yang tech lebih sulit ketimbang non-tech?

Bisa dibilang seimbang sebenarnya. Yang justru lebih sulit adalah ketika mau mencari posisi-posisi atas. Misalnya kita membutuhkan Head of Category misalnya. Proses penyaringan akan menjadi lebih sulit karena nantinya kandidat harus bisa diterima oleh tim, logikanya juga harus baik, dan pintar tapi tidak bossy.

Peran rekomendasi saat pencarian orang untuk posisi-posisi atas lebih berhasil. Bahkan ketimbang kita memakai jasa headhunter masih jauh lebih efektif. Karena mereka biasanya hanya melihat hanya dari sekadar skill tidak dengan company culture.

Bagaimana bila perusahaan memiliki bujet terbatas, adakah strategi untuk mendapatkan orang terbaik?

Untuk di Tokopedia sendiri sih tidak memakai batasan tertentu untuk salary. Beberapa contohnya adalah pegawai-pegawai asing yang rasanya super pricey. Tapi ketika worth to pay, maka kita akan ambil.

Nah, untuk startup atau perusahaan dengan bujet terbatas, coba hire satu orang yang benar-benar ahli untuk tiap divisi. Nantinya orang inilah yang akan berbagi ilmunya ke orang-orang di bawahnya.

Last but not least question, kesalahan-kesalahan apa yang biasanya terjadi pada perusahaan ketika melakukan hiring?

Biasanya perusahaan hiring tidak sesuai kebutuhan, atau bahkan sebaliknya. Perlu hiring tapi masih tidak kunjung dilakukan. Riset di sini menjadi kuncinya. Selain itu jangan terburu-buru menentukan pilihan, biasanya terjadi ketika sudah dikejar target, karena memecat orang itu lebih mahal ketimbang bersabar dalam menemukan kandidat yang tepat.

[Coffee Hour] adalah artikel mingguan di Tech in Asia Indonesia yang berisi wawancara dengan seorang pakar tentang produk teknologi dan ekosistemnya di tanah air. Jika kamu punya kritik atau saran untuk artikel ini, silakan hubungi pradipta@techinasia.com.

(Diedit oleh Septa Mellina)

The post [Coffee Hour] Strategi Mendapatkan Karyawan Terbaik dengan Bujet Terbatas appeared first on Tech in Asia Indonesia.

Source: TechinAsia